Een gemeente met een groot chemieconcern aan de rand van de stad, een voetbalclub, een nabijgelegen vliegveld en verschillende hoogbouw complexen heeft rampenplannen en scenario's ontwikkeld. De gemeente onderhoudt goede contacten met bedrijven, politie, brandweer en de omringende gemeenten.
Toch is er bij meerdere partijen behoefte aan de mogelijkheid om bij het voorbereiden en wijzigen van scenario's onafhankelijk met elkaar samen te werken om snel op elkaar te kunnen afstemmen. Ook bij het toeslaan van een calamiteit wil men een flexibele en gezamenlijke virtuele werkplek waarin de betrokkenen snel tot actie kunnen komen en continu kunnen communiceren. Een aantal zaken kunnen geautomatiseerd worden. Beschikbare informatie is dan ook altijd actueel en voor betrokkenen toegankelijk.

Knelpunten

• Huidige werkwijze garandeert niet dat alle verantwoordelijk partijen de meest actuele documenten ter beschikking hebben.
• Samenwerken aan scenario's kost veel tijd.
• Mutaties van contactpersonen moet op meerdere plekken in meerdere organisaties worden doorgevoerd.
• Geen centrale opslag en toegang tot documenten, contactpersonen en nieuws.

Wensen

• Centrale werkplek waar altijd actuele gegevens ter beschikking staan van de betrokken partijen.
• Mogelijkheid om samen te werken aan de actualisatie van gegevens en het opstellen van scenario's.
• Beheer van gegevens leggen bij verantwoordelijke(n) van verschillende organisaties. Mutaties staan direct ter beschikking van alle betrokken organisaties.
• Bij het in werking treden van een rampenscenario zou de relevante informatie voor burgers direct ter beschikking moeten staan van burgers.

Oplossing

Op basis van afspraken tussen de betrokken partijen wordt er een beveiligd Intraxxion Calamiteiten Net ingericht. Contactpersonen (burgemeester, wethouders, afdelingshoofden, brandweer, politie, managers van betrokken bedrijven, pers en media, etc) worden centraal ingevoerd. Betrokken partijen kunnen elk hun eigen deel van de informatie inbrengen en onderhouden.

Het relatiebeheer biedt de mogelijkheid om teams in te richten (team explosies, team rellen, team brand, etc.) die bij het in werking treden van een scenario direct met een druk op de knop een SMS bericht en een e-mail gestuurd krijgen. Ook het beleggen van vergaderingen, uitnodigen en emailen van contactpersonen is op individueel en team niveau mogelijk. Het publiceren van agenda's, notulen en verslagen gaat net zo gemakkelijk. Toegankelijkheid tot informatie is hier uiteraard ook beveiligd op basis van gebruikersrechten.

Er is een geintegreerd publicatiesysteem waarin  diverse rampenscenario's worden gepubliceerd en toegankelijk zijn voor betrokken partijen. Toegankelijkheid wordt op gebruikersniveau vastgelegd. D.w.z. dat niet iedereen toegang hoeft te hebben tot alle informatie. Mutaties en redactie van scenario's kunnen (uit)gevoerd worden door verschillende personen. Bijvoorbeeld: het scenario "Chemische Explosie" wordt onderhouden door het chemie bedrijf en het scenario "Risico voetbalwedstrijd" wordt onderhouden door politie en brandweer, etc.

Naast het besloten Calamiteiten Net is er ook een website met webredactie waar door bijv. communicatiemedewerkers informatie gepubliceerd wordt die voor burgers van belang is ("Als de sirene gaat", bijv.). Die informatie kan desgewenst opgenomen worden in diverse websites (gemeente, bedrijf, pers, etc.). Scenario informatie voor burgers kan voorbereid worden en in de wacht gezet worden. Op het moment dat het nodig is, wordt de informatie met 'een druk op de knop' direct gepubliceerd. Ook het a la de minute publiceren van specifieke informatie is natuurlijk mogelijk. Het is ook mogelijk om een workflow in te richten met redacteuren en eindredacteuren.

Heeft u interesse? Bel (046-4758139) of mail naar info@intraxxion.com.